Pernah tak anda menerima banyak pertanyaan daripada pelanggan, tetapi akhirnya terlupa untuk membuat follow-up?

Atau mungkin maklumat pelanggan disimpan di tempat yang berbeza seperti di WhatsApp, spreadsheet, email dan ada pula dalam nota sendiri.

Apabila perniagaan masih kecil, cara seperti ini mungkin masih boleh digunakan, tetapi apabila pelanggan semakin ramai dan urusan semkain banyak, mengurus semuanya secara manual boleh menjadi semakin mencabar.

Di sinilah CRM boleh membantu anda.

Apa Itu CRM?

CRM ialah singkatan bagi Customer Relationship Management, atau dalam Bahasa Melayu, Pengurusan Hubungan Pelanggan.

Secara mudahnya, CRM ialah sistem yang membantu perniagaan mengurus maklumat, interaksi dan urusan dengan pelanggan serta bakal pelanggan dalam satu tempat. Tujuannya adalah untuk membantu perniagaan mengurus hubungan pelanggan dengan lebih teratur, memperkemas proses kerja dan menyokong pertumbuhan jualan.

Bayangkan anda mempunyai satu tempat untuk melihat maklumat pelanggan, rekod pertanyaan, status jualan, jadual follow-up dan dokumen berkaitan tanpa perlu mencari melalui pelbagai platform.

Itulah antara fungsi utama CRM.

CRM bukan sekadar menyimpan nama dan nombor telefon pelanggan. Ia boleh membantu pasukan anda melihat apa yang sedang berlaku dengan setiap pelanggan dan menentukan tindakan yang perlu dilakukan seterusnya.

Kenapa Bisnes Memerlukan CRM?

Apabila perniagaan berkembang, jumlah perniagaan dan maklumat yang perlu diurus juga semakin bertambah.

Pada awalnya, mungkin cukup sekadar menggunakan Excel atau Google Sheets untuk menyimpan maklumat pelanggan. Tetapi apabila jumplah data meningkat, cara ini boleh menjadi kurang praktikal.

Bayangkan seorang pelanggan menghubungi anda melalui WhasApp untuk bertanyakan harga. Beberapa hari kemudian, pelanggan tersebut menghantar email untuk meminta quotation. Minggu berikutnya, mereka menghubungi seorang lagi staf untuk bertanyakan perkara yang sama.

Jika maklumat ini tidak direkodkan dengan baik, pasukan anda mungkin tidak mengetahui sejarah perbualan tersebut.

Pelanggan pula mungkin terpaksa menerangkan perkatan yang sama berulang kali. CRM membantu mengurangkan masalah seperti ini dengan menyusun maklumat dan interaksi pelanggan dalam satu sistem.

1. Semua Maklumat Pelanggan Lebih Teratur

Salah satu kelebihan CRM ialah ia membantu mengumpulkan maklumat pelanggan dalam satu tempat.

Daripada menyimpan maklumat dalam banyak fail atau aplikasi, staf anda boleh mempunyai akses kepada rekod pelanggan yang lebih tersusun.

Maklumat seperti;

• Nama dan maklumat hubungan
• Pertanyaan pelanggan
• Rekod follow-up
• Status prospek
• Quotation
• Pesanan
• Dokumen berkaitan

Boleh diurus melalui sistem yang sama, bergantung pada fungsi CRM yang digunakan.

Ini memudahkan staf mencari maklumat apabila mereka memerlukannya. Lebih penting lagi, staf tidak perlu bergantung kepada seorang individu sahaja untuk mengetahui sejarah seorang pelanggan.

2. Tidak Lagi Terlupa Untuk Follow-Up

Mendapatkan pertanyaan daripada pelanggan hanyalah langkah pertama.

Apa yang berlaku selepas itu juga penting.

Pelanggan mungkin belum bersedia untuk membeli hari ini. Mereka mungkin meminta masa untuk membuat keputusan atau mahu mendapatkan maklumat tambahan terlebih dahulu.

Tanpa sistem yang teratur, follow-up mudah terlepas apabila pasukan sedang sibuk mengurus pelanggan lain.

CRM boleh membantu menyusun follow-up dan menetapkan tarikh tindakan seterusnya. Apploqic, sebagai contoh, menyediakan fungsi untuk menambah maklumat follow-up dan merancang tarikh follow-up seterusnya bagi sesuatu enquiry.

Dengan cara ini, staf tidak perlu bergantung sepenuhnya kepada ingatan atau nota manual.

3. Urus Enquiry dan Prospek Dengan Lebih Mudah

Tidak semua orang yang bertanya tentang produk atau perkhidmatan akan terus menjadi pelanggan.

Ada yang masih membuat perbandingan. Ada yang belum membuat keputusan. Ada juga yang mungkin memerlukan beberapa kali follow-up sebelum pembelian.

CRM membantu perniagaan membezakan antara enquiry, prospek dan pelanggan supaya staf lebih mudah mengetahui tahap setiap peluang jualan.

Apploqic CRM, contohnya, menyediakan fungsi untuk mengurus enquiry dan leads serta mengkategorikan leads bagi memudahkan pengurus dan laporan.

Dengan maklumat yang lebih tersusun, pasukan jualan boleh memerlukan pelanggan mana yang perlu diberikan perhatian terlebih dahulu.

4. Mudahkan komunikasi Dengan Pelanggan

Hari ini, pelanggan menggunakan pelbagai saluran untuk berhubung dengan perniagaan.

Ada yang menggunakan WhatsApp. Ada yang menghantar email. Ada yang mengisi borang di laman web atau menghubungi melalui media sosial.

Apabila terlalu banyak saluran digunakan, mengurus semuanya secara berasingan boleh menjadi rumit.

CRM yang mempunyai integrasi dengan saluran komunikasi tertentu boleh membanttu menyatukan sebahagian daripada process ini.

Sebagai contoh, Apploqic CRM menyediakn integrasi WhatsApp yang membolehkan leads ditangkap daripada WhatsApp Business, menghantar notifikasi kepada pelanggan dan melaukukan follow-up melalui WhatsApp. Sistem tersebut juga menyokong perkongsian quotation, butiran pesanan dan invoice melalui WhatsApp.

Ini boleh menjadikan komunikasi lebih tersusun tanpa memaksa staf berpindah dari satu platform ke platform yang lain untuk setiap urusan.

5. Kurangkan Kerja Manual

Bayangkan staf perlu memasukkan maklumat pelanggan berulang kali, menyediakan dokumen secara manual dan mengingat setiap tarikh follow-up

Semakin banyak pelanggan, senakin banyak masa yang diperlukan.

CRM boleh membantu mengurangkan sebahagian kerja yang berulang melalui fungsi seperti notifikasi, follow-up, pengurusan enquiry, quotation dan laporan.

Ini bukan bermaksud CRM menggantikan staf.

Sebaliknya, ia membantu staf menggunakan masa mereka untuk perkara yang lebih penting seperti berkomunikasi dengan pelanggan, menyelesaikan masalah dan mencari peluang jualan.

6. Membantu Perniagaan Memahami Prestasi Jualan

Data pelanggan bukan hanya berguna untuk menyimpan maklumat.

Sebagai contoh:

• Berapa banyak enquiry yang diterima?
• Berapa ramai yang menjadi pelanggan?
• Berapa banyak follow-up yang telah dilakukan?
• Apakah status setiap prospek?
• Saluran mana yang membawa banyak enquiry?

CRM dengan fungsi laporan boleh membantu pasukan melihat maklumat seperti ini dengan lebih jelas.

Apploqic CRM menyediakan laporan barkaitan penukaran enquiry dan sasaran, yang boleh membantu perniagaan melihat prestasi aktiviti jualan mereka.

Apabila perniagaan mempunyai data yang lebih tersusun, keputusan boleh dibuat berdasarkan maklumat sebenar dan bukan sekadar andaian.

CRM Bukan Hanya Untuk Syarikat Besar

Ada yang mungkin menganggap CRM hanya diperlukan oleh syarikat besar dengan pasukan jualan yang ramai.

Sebenarnya, perniagaan kecil juga boleh mendapat manfaat daripadanya.

Malah, apabila pasukan masih kecil, mempunyai sistem yang baik boleh membantu mereka mengurus lebih banyak perkara tanpa menambah terlalu banyak kerja manual.

Jika pelanggan semakin bertambah, enquiry semakin banyak dan proses follow-up mula menjadi sukar untuk dikawal, itu mungkin petanda bahawaa perniagaan anda memerlukan cara yang lebih teratur untuk mengurus hubungan dengan pelanggan.

Bagaimana Apploqic Boleh Membantu Bisnes Anda?

Setiap pernigaan mempunyai cara kerja yang berbeza. Oleh itu, sistem CRM yang baik sepatutunya bukan sekadar menyediakan fungsi asas, tetapi perlu sesuai dengan keperluan dan proses kerja perniagaan.

Di Apploqic, kami menyediakan penyelesaian CRM yang membantu pernigaan mengurus enquiry, leads, follow-up, dokumen, quotation, pesanan dan maklumat pelanggam dengan lebih teratur. Sistem ini turut menawarkan fungsi seperti integrasi WhatsApp, chatbot, notifikasi dan laporan untuk membantu melancarkan proses pengurusan pelanggan.

Dengan sistem yang lebih tersusun, pasukan anda boleh menghabiskan masa mencari maklumat dan lebih banyak masa untuk memberi perhatian kepada pelanggan.

Kesimpulan

Mengurus pelanggan bukan sekadar menyimpan nama dan nombor telefon mereka.

Ia melibatkan memahami siapa pelanggan anda, mengetahui sejarah interaksi mereka, membuat follow-up pada masa yang sesuai dan memastikan tiada peluang jualan yang terlepas.

CRM membantu menjadikan proses tersebut lebih teratur dengan mengumpulkan maklumat dan aktiviti pelanggan dalam satu sistem.

Jika perniagaan anda sudah mula berdepan dengan terlalu banyak enquiry, follow-up yang terlepas atau maklumat pelaggan yang berselerak, mungkin sudah tiba masanya untuk melihat bagaimana CRM boleh membantu

kerana apabila pelanggan semakin ramai, cara anda mengurus mereka juga perlu berkembang